Las claves de un teletrabajo organizado
Ante una circunstancia a la que obligadamente hay que hacerle frente.
El teletrabajo se convirtió en una opción para miles de personas en el mundo a partir de la crisis que estableció el COVID-19. Por ello, vale la pena profundizar en su concepto, establecer sus ventajas y hacer una lista de los aspectos que se deben cuidar para ser productivos.
Teletrabajar no es solo trabajar desde casa. En realidad, se puede teletrabajar desde cualquier lugar donde haya wifi; es decir, un café internet, un sitio al aire libre o los espacios diseñados para el coworking. Incluso hay personas que llevan el teletrabajo al extremo, porque se van a hacerlo a otra parte del mundo. Sin embargo, aunque para muchos es necesario salir para ser productivos, por la coyuntura del virus que se ha esparcido a gran velocidad, el teletrabajo está sucediendo en casa, por lo que se requiere de madurez y profesionalismo para ser igual o mayormente productivos que cuando se está en la oficina.
Hay personas que trabajando en casa logran aumentar su rendimiento. Y es que, el simple hecho de eliminar el tiempo y el estrés diario que genera el tráfico, ya son ganancia. Siempre y cuando, los teletrabajadores cuenten con la dosis necesaria de disciplina y responsabilidad, lo que les abre las puertas de la confianza. Por lo tanto, el compromiso es encontrar el punto adecuado para conciliar la vida familiar y laboral, y ser productivos.
Se debe tomar en cuenta que, así como existen trabajos idóneos para el home office, hay otros que no lo son. Por ejemplo, el personal de apoyo en cocina o limpieza, los pilotos, trabajadores agrícolas o de construcción, explotadores de minas, servidores públicos, técnicos y profesionales de la salud, por mencionar algunos.
Así también, algunos ejemplos de los puestos aptos para el trabajo a distancia son traductores, diseñadores, redactores de contenido, tutores y profesores; community managers, asistentes virtuales, mercadólogos digitales y programadores, entre otros.
Lo importante es que, los directivos de la empresa analicen cada uno de los casos en que aplica el teletrabajo, por las ventajas que ofrece a los trabajadores y a la empresa, y entre ellas está la flexibilidad y la reducción de costos. El análisis incluye evaluar si las personas cuentan con el equipo, las herramientas tecnológicas, el espacio físico y la tranquilidad necesarios para efectuar las tareas desde el hogar. Y, por supuesto, desarrollar una plataforma para llevar el control de los indicadores de desempeño y de la productividad.
Si es teletrabajador analice el siguiente check list y tome nota:
¿Cuenta con un espacio físico que le provea privacidad?
Se debe contar, aunque sea, con una silla, una mesa y un computador, pero dedicados a la actividad laboral. Se recomienda lugares ventilados, iluminados y que no estén cerca de televisores y zonas de tránsito para evitar distracciones o interrupciones. Recuerde que tanto el ocio como el trabajo sucederán en el mismo lugar, por ello trate de separar estos ambientes. Lo ideal es contar con un espacio físico que potencie el bienestar, promueva la creatividad y beneficie a la productividad laboral. Si cae en el aburrimiento, cambie la ubicación.
¿Cuenta con los programas y las herramientas adecuadas?
Esto incluye redes, computador con la capacidad requerida, tableta y teléfono inteligente. Por otro lado, software para videoconferencias, reuniones, trabajo colaborativo o información en la nube. Por ejemplo, utilice WeTransfer, Dropbox, Drive, iCloud para compartir archivos de gran tamaño; pruebe servicios en la nube como Google Drive, Microsoft Office 365 o Apple iWork; para estar vinculado con la compañía y mantener las reuniones del equipo intente con Slack, Trello, Hangouts, Flock, Teams y Yammer. Funcionan también Skype, WhatsApp, ooVoo y Zoom Meeting.
¿Cuenta con paz y tranquilidad para trabajar en el hogar?
Si es necesario ponga un cartel que diga “prohibido molestar”, avíseles a sus familiares que su trabajo requiere concentración y que, aunque esté físicamente, está dedicado al trabajo.
¿Se viste para comenzar a trabajar?
Estando en casa podría trabajar con ropa cómoda e inclusive en pijama, pero los especialistas no lo recomiendan porque el ducharse y vestirse crean conciencia de que se va para el trabajo. Son símbolos que ayudan a mecanizar el cerebro de que se comienza otra tarea, aunque tampoco se le pide que ande en tacones, por ejemplo, si es una dama. Al concluir la jornada laboral puede nuevamente disfrutar del pijama on mode, que lo invita constantemente a mantener una actitud de reposo.
¿Cuenta con una rutina de trabajo?
Si no establece una rutina, llegará el momento en que no sabrá si es lunes o viernes, tampoco se dará cuenta que ya es de noche y debe parar. La rutina debe incluir cuándo comenzar, cuándo parar y los tiempos de descanso. Oblíguese a comenzar a una hora razonable y, si es necesario, ponga una alarma que le indique que la jornada terminó. Algunos ejemplos de minidescansos son leer el periódico o simplemente estirarse.
¿Su jornada diaria incluye un tiempo para el deporte?
El teletrabajo también requiere de actividades que distraigan su mente de las preocupaciones del día a día, como el deporte, que además fomenta un estilo de vida saludable, puede incluirlo ya sea antes de comenzar o al finalizar la jornada. Hay personas que antes de comenzar a trabajar dan la vuelta a la manzana solo para divagar su mente.
¿Planifica diariamente las tareas a desarrollar?
La disciplina se debe enfocar más en el cumplimiento de lo que se tiene que hacer, que en el horario. Por esa razón debe tener claridad en los objetivos a cumplir.
¿Realiza labores del hogar mientras trabaja?
Increíblemente realizar tareas del hogar como lavar los platos o poner la ropa en la lavadora son un distractor importante, más de lo que piensa. Por algo tan sencillo, podría resultar inmerso por completo en otra actividad o llevar multitareas y que, por tanto, ninguna produzca resultados.
¿Se levanta constantemente a buscar snacks?
El refrigerador seguramente cuenta con una oferta interesante, pero evite caer en la tentación para no distraerse del trabajo. Espere los momentos de descanso y trate de consumir alimentos sanos, como frutos secos o galletas, que no le generan ansiedad.
¿Hay niños pequeños en su hogar?
Evidentemente, si tiene hijos pequeños tendrá que atenderlos, pero sin dejar de ser responsable y darle al trabajo la prioridad que merece. Es complicado atender el frente laboral y familiar, pero se debe compartir esa responsabilidad en pareja y ayudarse con películas, manualidades y el uso de la tecnología educativa, de esta forma los hijos podrían contribuir a su espacio de trabajo.
¿Cuenta con dos teléfonos móviles?
Muchas veces será necesario contar con un móvil para la oficina y otro personal, para evitar los mensajes que no corresponden al trabajo. Sobre todo, con la incertidumbre que se está viviendo, que ha motivado la circulación de millones de mensajes que saturan las redes sociales.
¿Mantiene contacto con los compañeros de trabajo?
Recuerde que las reuniones deben ser breves, concisas y sin abusar, pero es importante no desligarse por completo de la oficina. De hecho, muchas veces funciona mejor la combinación de tiempo teletrabajo y presencial, porque las personas necesitan socializar y estar conectadas por lo menos una o dos veces por semana.
Ileana López
Directora
Revista GERENCIA