La oficina como hub de innovación

              Mauricio Barillas, fundador de Studio Domus.

El ambiente físico y el clima laboral son componentes esenciales para la productividad de la empresa

La industrialización trajo consigo la creación de espacios de trabajo en los que debían juntarse una gran cantidad de personas. La oficina es uno de los productos de la era industrial del siglo XX, que reprodujo lo jerárquico, piramidal y vertical, tal como lo muestra el caricaturista argentino Joaquín Lavado (Quino), quien dibuja jefes en ambientes cerrados detrás de escritorios monumentales resguardados por cuadros enormes, que custodiaban cajas fuertes y ejercían la función de capataces frente a empleados pequeños, indefensos, sentados en escritorios iguales, en filas y con miradas suplicantes.

Mauricio Barillas, fundador de Studio Domus, señala que durante mucho tiempo se mantuvo la idea que dentro del espacio de trabajo, era el gerente o el director quien debía tener para sí el mejor espacio, probablemente con sala de estar, baño privado, luz natural, acceso a balcón y a la mejor vista. Todos o parte de estos elementos daban estatus e importancia y se valoraba mucho el tener oficinas privadas y cercanas a la oficina del gerente o director.

La arquitectura lo que ha hecho es reflejar los valores organizacionales. Sin embargo, desde los años 80, con el aumento de los costos de renta y el inicio de la toma de conciencia de la finitud de los recursos naturales, se empieza a replantear la distribución en las oficinas. Barillas, quien es un reconocido arquitecto, cuenta que es aquí donde surge el panel modular que pone a las personas en espacios abiertos en áreas semiprivadas, pero con la idea del cubículo como una transición a la oficina privada como símbolo de estatus.

Desde principios  de este siglo se comenzó a hacer más evidente la necesidad de crear espacios de trabajo abiertos que respondieran a conceptos más colaborativos, de interacción y de retención de talento. Es importante, recuerda Barillas, tener en consideración a la generación del cambio de siglo y sus características, porque son ellos quienes han moldeado el nuevo centro de trabajo como espacio confortable, que permite las interacciones sociales e invita a aprender de los otros.

Otro elemento de esta generación es el cuestionamiento de la jerarquía, “por qué se le da al gerente la oficina más grande, si ni lo usan”, es parte de lo que dicen continuamente, señala el arquitecto. Las empresas se han dado cuenta que también se debe competir en este campo para retener el talento. El paso de oficinas cerradas a espacios abiertos implica necesariamente atreverse a cambiar de actitud y de pensamiento.

La experiencia le dicta a Barillas que, solamente el 5 por ciento de las personas necesitan oficina y baño privado. “Se trata de educar a la gerencia, de venderle el concepto de la importancia que tiene atender esta necesidad” y de fortalecer la idea de que el liderazgo no depende de un lugar físico sino de la capacidad de ser flexible y trabajar desde una sala de reuniones, desde su casa o cuando se esté de viaje. “Esa interacción hace al gerente no contar con un espacio tan grande, porque no es tan útil para él”, pero sí para el 80 por ciento de los empleados que pueden disponer, por ejemplo, de la luz natural. De los 240 proyectos que Studio Domus ha ejecutado en Centroamérica en cinco años, no han hecho más de cuatro gerencias con baño privado, lo que muestra una tendencia.

Barillas dice que la mayoría de los gerentes entienden la importancia del cambio a espacios abiertos, básicamente por dos razones: porque una inversión así debe ser a largo plazo ya que busca optimizar los recursos mediante espacios funcionales y colaborativos y porque ningún gerente quiere aparecer como el que no estuvo a la vanguardia en el momento preciso.

Añade que muchos gerentes han comprendido que los trabajadores tienen necesidades que ellos no están escuchando y que se trata de situaciones vinculadas con tener climas laborales más amigables. Melba Pazos, coach empresarial advierte sobre la importancia de tomar en cuenta la opinión de los colaboradores, ya que el consenso de opiniones favorece la decisión y “es labor de un buen líder saber vender las ideas y cambios que ayudan a la comunicación, al trabajo en equipo y a la productividad que contribuye a generar un buen clima organizacional”.

Entre las ventajas de los espacios abiertos, Barillas señala la posibilidad de que la gerencia comparta con su equipo de trabajo y aproveche que el espacio abierto es catalizador de solución de problemas, de comunicación y de colaboración. Además, se da una transmisión de conocimientos en el día a día. Pazos, coincide en lo señalado y añade que se reducen las barreras entre supervisores, gerentes y trabajadores. Hay además una colaboración entre departamentos y equipos multidisciplinares. Barillas cuenta cómo una empresa que optó por los espacios abiertos ahorró hasta un 33 por ciento de impresiones y se redujeron las autorizaciones de 3 días a 15 minutos.

Entre las desventajas se mencionan el exceso de bulla que genera falta de concentración, falta de privacidad y poco sentido de pertenencia. Dos usuarios de espacios abiertos señalaron esos problemas, y agregaron que se pierde totalmente la privacidad, además de que es imposible trabajar con un call center al lado, “a veces es como trabajar en uno de ellos”, afirman. Barillas reconoce que en las organizaciones conviven dos tipos de personas, el 60 por ciento a las que no les afecta escuchar voces, el teléfono o el ruido en general, y el 40 por ciento restante que se distrae fácilmente y prefiere el silencio.

Ante los problemas señalados, Barillas aclara que se debe “diseñar la oficina de forma intuitiva y no técnica, porque hacerlo mal aniquila el concepto. La diferencia es que el espacio abierto está generado por vecindarios y el call center es una masa de puestos de trabajo”. Los vecindarios son áreas en las que se ubican departamentos vinculados y rodeados por salas de estar, bancos con mesas altas o cierto tipo de bloqueo que pueden ser muebles que ayudan a tener sentido de privacidad entre los vecindarios.

La idea es que las personas puedan trabajar ya sea en su escritorio o en las salas de estar o en otras áreas donde haya luz y ventilación natural. Barillas es enfático al señalar que crear un espacio abierto no consiste solo en botar las paredes y poner una alfombra bonita, es un trabajo que analiza el clima laboral, las expectativas, los componentes acústicos, la iluminación, el clima y la sostenibilidad. “Los empleados quieren que la oficina sea sostenible y parte integral de la transformación deseable para el mundo”.

El cambio en los ambientes genera mejor clima, retención de talento y mejora el estado de ánimo de las personas, pero detrás del espacio abierto debe haber por parte de la empresa una política que dé soporte a los cambios.

“Las oficinas se convertirán en algo muy similar a los salones VIP de los aeropuertos”, explica Barillas. Las críticas frente a este modelo señalan que se pierde el sentido de pertenencia, pero el arquitecto advierte que el sentido de pertenencia a una organización no se gana por tener o no un escritorio, sino porque las personas se sientan valoradas, apreciadas y reconocidas.

Roberto M. Samayoa O.
Periodista
Revista GERENCIA
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